Tip 302: Reuniones efectivas

¿Cómo hacer para que tus reuniones de trabajo sean realmente efectivas?

Las reuniones de trabajo son importantes porque permiten involucrar a los miembros del equipo, resolver problemas y tomar decisiones. En la mayoría de los casos las reuniones se efectúan sin seguir un proceso sistemático que garantice obtener lo mejor de ellas. Te presento en este tip la fórmula que hemos aplicado en varias empresas, y que ha funcionado muy bien.

Es agotador y frustrante invertir tiempo en reuniones con tus colaboradores y observar que no son productivas. El tiempo es un recurso valioso, escaso y no renovable, por ello debes aplicar un método que garantice mejores resultados en tus reuniones.

En este caso es conveniente separar el problema en las partes que lo componen y establecer el “buen actuar” para cada una.

Presento a continuación las acciones mínimas que deben establecerse, en realidad es algo simple y genera buenos resultados.

LAS POLÍTICAS

1. Las reuniones de trabajo son para presentar argumentos, discutirlos sanamente para generar nuevas ideas, generar soluciones y establecer nuevos compromisos.
2. Las reuniones no son para realizar el trabajo que dará como resultado las propuestas individuales, eso se realiza de manera previa y fuera de la reunión,
3. Todos los asistentes deben participar, todos los puntos de vista enriquecen las posibles soluciones,
4. Todas las aportaciones deben ser consideradas para su análisis.

EL COORDINADOR

• Coordinar y vigilar que cada etapa de la reunión se realice adecuadamente, tal como se indica en la sección “Dinámica de la reunión”,
• Establecer controles y ejercer su autoridad en caso necesario (*),

LOS PARTICIPANTES

Tener las siguientes habilidades:

• Conocimiento o estar involucrado en los temas a tratar,
• Comunicación (*),
• Toma especializada de notas durante la reunión (*),
• Visión analítica y panorámica para evaluar propuestas y presentar sus aportaciones (*),
• Contar con metodologías para el análisis y toma de decisiones (*).

LA DINÁMICA DE LA REUNIÓN

• Antes de la reunión (días antes)
  • Establecer el tema y el objetivo de la reunión,
  • Elegir a los participantes,
  • Indicar la hora, lugar y duración estimada (tiempo estándar de 25 a 35 minutos),
  • Enviar a los participantes, la información relativa a la reunión,
  • Se les pide que revisen la información y que preparen sus aportaciones y argumentos. Deben llegar a la reunión para presentar el resultado de su análisis, escuchar los argumentos de sus compañeros y discutir para llegar a soluciones consensuadas (*).
• Previo a la reunión (1 o 2 horas antes)
  • Verificar que el lugar de reunión esté listo y que tenga lo necesario para su desarrollo (proyector, hojas, etc.),
• Durante la reunión
  • Garantizar que no habrá interrupciones,
  • Iniciar puntualmente con los que se encuentren,
  • El coordinador iniciará saludando y estableciendo un ambiente cordial, de confianza y de motivación (*).
  • Asignar los roles a quien fungirá como secretario y como moderador,
  • Recordar los temas a tratar y si fuese el caso, los compromisos previos,
  • Iniciar una ronda de presentación de propuestas,
  • Dar espacio para discutir los argumentos y presentar preguntas sobre lo presentado,
  • Vigilar que exista objetividad,
  • Vigilar que todos participen y se mantenga un equilibrio en el tiempo empleado,
  • Si se han presentado todos los argumentos, aplicar una técnica de toma de decisiones (*).
  • Llegar a conclusiones (*),
  • El secretario debe registrar las propuestas, la dinámica de la reunión y las conclusiones,
  • El coordinador presentará de manera verbal un resumen de la reunión, un listado de los acuerdos y la asignación de tareas.
  • Vigilar que la reunión no exceda el tiempo previamente programado (*).
• Después de la reunión
  • El secretario prepara y envía la minuta, en donde cita tareas y compromisos,
  • Da seguimiento a los compromisos,
  • El coordinador solicita y verifica los avances,
  • Programar una reunión para informar del cierre de los pendientes y hacer los reconocimientos correspondientes.

Al aplicar las recomendaciones mencionadas, la eficacia de las reuniones mejorará considerablemente. La marca (*) colocada al final de algunas acciones, significa que debe entrenarse al personal para que lo realice correctamente.

El tema “Reuniones de Trabajo” se trata ampliamente en la plataforma GERENTE ESTRELLA, te invitamos a que seas miembro de esta comunidad, que agrupa a personas como tú, que desean crecer laboralmente, ocupar puestos de mayor responsabilidad y alcanzar mejores ingresos. Felicidades por decidirte a crecer.