Tip 204: Planificación, elemento básico para el éxito.
En alguna ocasión te has hecho la siguiente pregunta. ¿Por qué los proyectos de algunas personas u organizaciones casi siempre son exitosos? ¿Te gustaría que tus proyectos casi siempre sean exitosos?
Observa a tu alrededor e identifica proyectos que han sido exitosos, trata de detectar que características de esos proyectos hacen que sus resultados sean favorables, seguro notaras que esos proyectos exitosos tienen entre sus características comunes las siguientes:
- Desde el inicio del proyecto se tenía claro a donde querían llegar,
- En general, los participantes del proyecto realizaron un análisis de la situación y la evaluaron antes de iniciar, es decir, no iniciaron a ciegas,
- Llevan a cabo el proyecto acorde a un plan, es otras palabras, no improvisan,
- Muy probablemente durante el desarrollo del proyecto se encontraron con dificultades, mismas que se atendieron y resolvieron, no desistieron ni se dieron por vencidos.
Los proyectos exitosos sí existen, sus características comunes se aplican en proyectos grandes o pequeños, en proyectos personales o institucionales. Tú lo puedes aplicar en tus proyectos, solo es que te decidas. Las características anteriores descritas en otras palabras se expresan de la siguiente forma:
- Claridad del objetivo,
- Análisis previo de la situación,
- Planificación,
- Seguimiento y aplicación de adecuaciones si fuese necesario,
- Disciplina,
- Motivación y
- Fortaleza.
Observa que las características mencionadas están al alcance de cualquier persona y pueden incluirse en cualquier proyecto, para llevarlas a cabo existen muchas herramientas, señalaré la herramienta más común utilizada en cada caso.
| # | Características comunes en proyectos exitosos | Herramienta más común para aplicar cada característica |
| 1) | Claridad del objetivo, | Objetivos tipo SMART |
| 2) | Análisis previo de la situación, | Análisis “FODA” |
| 3) | Planificación, | Gestión del riesgo, Definir estrategia, Listado de actividades, Diagrama de barras de Gantt |
| 4) | Seguimiento y aplicación de adecuaciones si fuese necesario, | Indicadores “KPI”, Ciclo “Deming” |
| 5) | Disciplina, | Actitud personal |
| 6) | Motivación, | Actitud personal |
| 7) | Fortaleza. | Actitud personal |
Tabla 1
Si bien he mencionado que un proyecto exitoso requiere al menos de los elementos citados en la tabla 1, en esta ocasión, mencionaré brevemente solo algunos comentarios sobre los componentes que integran la planificación (más información sobre estos temas aparece en la plataforma www.gerenteestrella.com o en nuestras publicaciones en Facebook https://www.facebook.com/GerenteEstrella?mibextid=ZbWKwL )
Partiendo del hecho de que ya se hayan atendido los incisos 1) y 2) de la tabla 1, la planificación se realiza aplicando cuatro pasos que se describen a continuación:
Paso 1 Gestión del riesgo
Hacer un listado de los posibles riesgos que amenacen al proyecto. La lista se integra de dos fuentes, la primera es del análisis FODA y la segunda de responder a la pregunta ¿Qué podría presentarse que generase retrasos en el proyecto?, el listado se colocará en la columna A de la tabla 2. A continuación en la columna B, para cada amenaza se establece con que frecuencia históricamente se ha presentado dicha amenaza, utilizando los calificativos: Remota, baja, media o alta. Acto seguido en la columna C se establece la consecuencia empleando los calificativos: Menor, moderado, grave, catastrófico. Posteriormente se consulta la tabla 3 para calificar la combinación frecuencia – consecuencia asignándoles las letras A, B, C o D acorde a lo indicado en la tabla 3. Finalmente se establece en la columna E las acciones PREVENTIVAS a realizar para disminuir la probabilidad de que cada amenaza detectada llegase a presentarse. Las acciones anotadas en la columna E se emplearán más adelante.
| A | B | C | D | E |
| amenaza | frecuencia | consecuencia | Riesgo A, B, C o D | Acción para disminuir el riesgo |
Tabla 2
| FRECUENCIA | Alta F4 | B | B | A | A |
| Media F3 | C | B | B | A | |
| Media F3 | D | C | B | A | |
| Media F3 | D | D | C | B | |
| Menor C1 | Moderado C2 | Grave C3 | Catastrófica C4 | ||
| CONSECUENCIA | |||||
Tabla 3
Para determinar las acciones de la columna E de la tabla 2 se aplican los siguientes criterios:
- Riesgo tipo A (Riesgo no tolerable)
Aplicar las acciones que correspondan para minimizarlo o eliminarlo antes de iniciar el proyecto, no puede iniciarse el proyecto sin haber gestionado este riesgo. - Riesgo tipo B (Riesgo no deseable)
Diseñar las acciones a aplicar y aplicarlas al inicio o durante el desarrollo del proyecto. - Riesgo tipo C (Riesgo aceptable con controles)
Establecer controles que apliquen durante toda la vigencia del proyecto, de tal forma que operen como “alarmas”, es decir, si llegasen a presentarse los controles establecidos lo señalarán y se actuará en consecuencia. - Riesgo tipo D (Riesgo razonablemente aceptable)
su atención puede programarse de manera conjunta con otras mejoras que se haga al proyecto.
Paso 2 Definir la estrategia a seguir
Este paso se representa muy bien con la frase “Hay muchos caminos para llegar a Roma”, en este momento debiese tenerse claro el final del proyecto, es decir, el objetivo a lograr (inciso 2 de las características) y el principio, es decir, la situación actual, el contexto, los recursos con los que se cuenta etcétera (inciso 1 de las características). Bien, para transitar de lo que hemos llamado la situación inicial a la situación deseada, pueden seguirse diferentes caminos, cada uno representa una estrategia distinta. Compete a cada persona o equipo de trabajo definir la estrategia en función al contexto, a los involucrados y a los recursos existentes entre otros factores.
Paso 3 Listado de actividades a desarrollar en el plan de trabajo
Generar un listado de actividades que constituyen el plan de trabajo en sí mismo, este listado debe cumplir con lo siguiente:
- La secuencia de actividades debe realmente conducir al logro del objetivo,
- La secuencia de actividades debe tener un orden lógico,
- Deben incluirse las actividades que se diseñaron para reducir el riesgo y que se anotaron en la columna E de la tabla2,
- Deben incluirse actividades intermedias para evaluar avances y medir el riesgo.
- Cada actividad debe indicar a la persona responsable de llevarla a cabo, las fechas programadas de inicio y término.
Paso 4 Diagrama de barras de Gantt
Presentar el plan de trabajo en un formato denominado “Barras de Gantt”, en el cual se representa gráficamente la fecha en que cada actividad debe dar inicio y debe concluir, así como, la secuencia de estas. La representación en barras de Gantt permite tener una visión global del proyecto y de su avance.
A modo de conclusión es importante resaltar que los proyectos exitosos si existen, que tú puedes administrar tus proyectos de tal forma que sean exitosos y que la planificación y el apego a ella durante el desarrollo de cualquier proyecto es un elemento determinante para tener los resultados deseados.
Toda persona puede aplicar las herramientas que aquí hemos mencionado, sin importar el tamaño del proyecto y el ámbito en el que se desarrolle.
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